LibreOffice的長路

2011年6月27日星期一

工具列設定

我們會使用辦公室軟體而不是其他單純的文字編輯器，其中一個原因是因為我們想要更多元的內容，有文字、有圖片、還有各個我們想要的格式排版…等等

2011年6月18日星期六

試算表應該是大家最常用來收集各種資料的一個軟體，各個需要的資料在頁面裡分欄分列，整齊的排列，再利用裡想一些函數的功能便可以快速地進行分析。
但是有時候，在你開開心心地完成了多項統計結果之後，你才突然發現有些資料有問題！
有可能是出現不合理的值（例如年紀的資料出現了負值）；或者是打錯了字。而在多人共同收集資料時更常出現一種要命的情況，就是每個人對同一件事的同詞可能不同，導致同一事情卻被紀錄成不同的兩回事兒，尤其在如果你的合作者對於電腦其實並不太熟，在資料輸入時更可能產生許多令你意想不到的意外狀況（強者我同事有這些可怕的經驗…）。
所以這個時候便可以使用試算表裡面「有效」這個功能，讓資料的輸入更準確。
首先，在試算表中選取要輸入資料的欄位。在接下來的過程中便是要來定義可以輸入在這個欄位裡的值。

↑要輸入的地方是回答下方的欄位，選取這個欄位
接著選取工具列中的「資料」→「有效」

在第一個條件頁面裡，「允許」這個欄位中有許多選項可以選擇。預設是所有的值，即不設限制。
如果你希望輸入的資料必定是整數，那可以在這邊選擇整數，如果希望輸入的資料可以有小數，或是介於某個範圍之內，可以試試十進位或是其他的設定。
而若是要收集的答案是選擇題，又怕幫忙蒐集資料的人打錯字的話，那就和我一樣選擇清單吧！

項目裡面每一行代表一個選項，所以我這邊的範例裡有五個選項。「顯示選擇清單」如果有打勾的話，在試算表的頁面就可以直接利用下拉式選單來輸入資料。

接著來到「輸入說明」頁面。

把上方「在選取儲存格時顯示輸入說明」打勾，下方的輸入說明欄位可以寫下一些說明，等一下我們可以來看看實際的顯示情況。
最後是「錯誤報告」頁面。
先前提過，在「條件」頁面可以設定輸入資料的範圍，或是設定清單。在「錯誤報告」裡可以設定如果輸入的資料不在我所設定的條件內，便會出現警告訊息！

動作選擇「警告」，接著可以在錯誤報告裡輸入警告的字眼。
在設定完上面這些設定之後，我們回到試算表的頁面中來瞧瞧結果如何吧～

選取要輸入資料的欄位時會出現輸入說明，另外因為我設定的是清單，和顯示清單，所以欄位右邊會出現一個下拉式的選單。

點選下拉式選單的鈕就會跳出清單的視窗，這樣就不用自己打字啦！
（順道一提，英雄志真的是一部很好看的小說，但是他的結局已經欠了我好幾個過年啦…而武道狂之詩也是另一個萬分精彩的小說，而剩下三個也挺好看的，只是照日天劫似乎是太監…而且還不能喝酒的人不可以看哦！）

萬一我不用清單而自己輸入清單內沒有的資料，就會跳出警告視窗，而顯示的內容就是先請輸入的「錯誤報告」啦！
※感謝漢昌提供的資訊，如果「錯誤報告」頁面裡，動作欄位是選擇「暫停」的話，那麼輸入的資料若不在所設定的條件範圍之內，就無法輸入啦～欄位會保持空白狀態，或是回複上一次輸入狀態

不過利用這個方法總算可以讓我們在輸入資料時減少錯誤，尤其是多人合作的情況之下。